Présenté en partenariat avec NeoSystems
Points clés à retenir
- La conformité est essentielle pour éviter les amendes, la résiliation des contrats et les atteintes à la réputation dans le cadre des marchés publics.
- Des contrôles financiers solides, une comptabilité précise et une comptabilité alignée sur les FAR sont essentiels à la préparation à l’audit.
- La protection des données et la conformité CMMC sont désormais des exigences essentielles pour le traitement des informations FCI et CUI.
- Les nouveaux entrepreneurs doivent évaluer les lacunes en matière de conformité, documenter les politiques et former le personnel dans les 90 premiers jours.
- Travailler avec un partenaire de conformité tel que NeoSystems peut centraliser les contrôles, améliorer la préparation aux audits et réduire les risques.
Les marchés publics sont une entreprise bénéfique pour les entreprises, en particulier pour les entreprises en croissance. Le respect des réglementations vous donne un avantage stratégique sur vos concurrents en favorisant la confiance et en bâtissant une solide réputation dès le départ. Vous pouvez garantir la conformité en travaillant avec un partenaire de confiance, tel que NeoSystems, qui peut fournir de précieux conseils réglementaires et des services complets.
Pourquoi la conformité est importante pour les contacteurs gouvernementaux
Les conséquences du non-respect peuvent être intenses. Si vous violez un contrat gouvernemental, vous pourriez faire l'objet de poursuites pénales, d'une résiliation de contrat, d'amendes, d'une exclusion et d'une éventuelle suspension. Le non-respect des règles de protection des données peut coûter en moyenne 14,82 millions de dollars, ce qui pourrait avoir un impact significatif sur votre entreprise. Une violation publique peut également nuire à la réputation de votre entreprise, réduisant ainsi les opportunités futures en tant qu'entrepreneur ou partenaire.
Comment pouvez-vous garantir le respect de la réglementation en tant que nouvel entrepreneur du gouvernement ?
Pour favoriser des relations solides et garantir le bon fonctionnement des opérations, il existe plusieurs domaines importants à prendre en compte lors de l'évaluation du niveau de conformité de votre entreprise.
Maintenir l’intégrité organisationnelle
Maintenir l’intégrité en communiquant de manière réfléchie et en appliquant des pratiques éthiques. La Loi sur l'intégrité des achats stipule que vous ne pouvez pas recevoir de données sensibles tant que vous n'avez pas signé un contrat. Si un audit détermine que l’entreprise manque d’intégrité, vous risquez de ne pas recevoir de contrat.
Créez des règles strictes à suivre pour votre entreprise qui identifient les conflits d’intérêts. Remédiez-y au mieux de vos capacités. Assurez-vous également de produire des propositions avec des représentations et des certifications précises pour renforcer votre crédibilité en tant qu'organisation.
Pratiquez des finances précises
Les entreprises doivent tenir un registre précis de toutes les dépenses, y compris les coûts directs et indirects. Les coûts directs sont des fonds dépensés pour un projet unique. Les coûts indirects comprennent les frais généraux, marginaux et administratifs.
Les frais généraux peuvent comprendre les coûts du service des ressources humaines lors du recrutement de nouveaux employés ou les frais de déplacement lorsque les gestionnaires enquêtent sur différents chantiers. Les dépenses administratives comprennent les salaires des dirigeants et les abonnements aux logiciels. Les coûts marginaux sont liés à votre main-d'œuvre, comme les congés payés et l'assurance maladie.
Isolez les éléments de votre budget pour éviter les dépenses excessives et mettez en pratique des stratégies efficaces de gestion du temps. Le Règlement fédéral sur les acquisitions (FAR) identifie les règles du processus d'achat d'une entreprise. Les dirigeants d'entreprise doivent donc comprendre chaque exigence et documenter les finances en conséquence. Avant de remporter un contrat, assurez-vous que tout l’argent que vous prévoyez dépenser est approuvé pour éviter des amendes ou des écarts plus tard. La Defense Contract Audit Agency (DCAA) réalise des audits pour vérifier cette étape.
Un audit DCAA peut sembler intimidant pour un nouvel entrepreneur gouvernemental. Le site Web de l'agence fournit un aperçu approfondi du processus d'audit, mais il y a quelques domaines principaux sur lesquels se concentrer. La DCAA vérifiera si vos coûts sont conformes au FAR et si vous avez inclus les coûts indirects dans votre chronométrage. La DCAA identifie tous les coûts non admissibles et les signale, et le retrait ultérieur relève de la responsabilité de l'entrepreneur. Ils vérifient également que chaque élément financier est séparé de manière appropriée et distincte.
Protégez les données confidentielles
La cybersécurité devient un élément essentiel des nouvelles réglementations dans un contexte d’augmentation des cyberattaques et des progrès technologiques. La certification du modèle de maturité en matière de cybersécurité protège les informations et données sensibles partagées entre les départements et les sous-traitants. Portez une attention particulière aux informations sur les contrats fédéraux (FCI) et aux informations contrôlées non classifiées (CUI), qui sont des domaines sensibles vérifiés par les auditeurs.
Comment créer un plan d'action initial
Créez un plan d’action lorsque vous démarrez votre entreprise pour garantir la conformité initiale. Les tâches suivantes doivent être effectuées dans les 90 premiers jours.
Trouver les lacunes en matière de conformité
Vous devez avoir une compréhension générale des exigences de conformité cibles pertinentes pour votre secteur pour évaluer vos systèmes actuels. Documentez les politiques et processus existants et comparez-les à la manière dont les opérations quotidiennes sont réellement effectuées. Ce processus implique souvent d'observer et de discuter avec le personnel juridique, RH, informatique, opérationnel et de première ligne.
Les lacunes en matière de conformité peuvent inclure des contrôles manquants ou inadéquats ou un manque de documentation appropriée. Les lacunes à haut risque doivent être comblées en premier.
Consultez des experts en conformité
Une fois que vous avez repéré les lacunes, faites appel à un expert pour revérifier vos conclusions et fournir des informations supplémentaires. En tant que nouvel entrepreneur gouvernemental, il y a des domaines que vous ne prenez peut-être pas pleinement en compte ou des réglementations que vous ne connaissiez pas. Les experts peuvent combler ces lacunes en matière de connaissances et aider votre entreprise à réussir en tant qu'entrepreneur gouvernemental. Ils peuvent également vous aider à rester au courant de l’évolution des normes et réglementations.
Projet de politiques de cybersécurité et de comptabilité
Développez une politique de cybersécurité robuste qui protège vos informations. Les menaces de cybersécurité sont en augmentation, c'est pourquoi un plan de protection est crucial lorsque l'on travaille dans le cadre d'un contrat gouvernemental ou que l'on manipule des données sensibles.
De plus, assurez-vous d’avoir une politique comptable solide pour mesurer et planifier vos fonds afin d’éviter les dépenses excessives. Enregistrer avec précision les nombreux investissements initiaux réalisés lors de la création d’une entreprise est crucial pour les opérations futures. Avoir une politique approfondie vous prépare également si le gouvernement audite votre organisation.
Former les employés sur les dossiers et l'éthique
Vos employés doivent également être conscients des règles de conformité pour les suivre dans les opérations quotidiennes. Formez les employés à enregistrer avec précision les données financières et à suivre d’autres pratiques essentielles. Fournissez une éducation à l’éthique pour vous assurer qu’ils ne violent aucune règle. Préparez-vous à un audit simulé pour vous assurer que votre personnel peut suivre toutes les procédures nécessaires.
Un cadre de conformité robuste
Les nouveaux entrepreneurs gouvernementaux peuvent ne pas avoir les capacités nécessaires pour évaluer minutieusement la conformité de votre entreprise. Envisagez de vous associer à NeoSystems pour recevoir des solutions complètes conformes à la CMMC. L'entreprise s'intègre aux systèmes et répond aux besoins de conformité tout en promouvant les missions principales de votre entreprise. Son équipe dédiée d’experts en conformité peut travailler avec des organisations de toutes tailles.
NeoSystems utilise NeoSystems Cloud pour vous aider à sécuriser les systèmes et les données de votre entreprise. Le partenaire propose des services et des solutions gouvernementaux supplémentaires, notamment la comptabilité, la planification financière, l'informatique, le conseil, les logiciels, la gestion du personnel et la sécurité. Ces fonctionnalités peuvent aider votre entreprise à répondre aux exigences de conformité.
Les avantages globaux d’un partenariat avec un professionnel de la conformité sont une documentation centralisée, une direction libre, des contrôles automatisés et une préparation à l’audit. Les partenaires évaluent tous les domaines de conformité et vous fournissent un rapport complet, ce qui vous fait gagner du temps consacré à la collecte d'informations. Confier des tâches de conformité à un partenaire vous permet également de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise, ce qui est essentiel pour que les nouvelles entreprises restent compétitives dans leur secteur. Les contrôles automatisés peuvent limiter les interférences humaines et les erreurs, améliorant ainsi l’efficacité.
En vous associant à une société expérimentée comme NeoSystems, vous pouvez améliorer votre préparation à l'audit et rester conforme au fil du temps.
Garantir une conformité gouvernementale durable
La conformité gouvernementale est une entreprise sérieuse qui nécessite de se concentrer sur la comptabilité, l'intégrité et la protection des données. Restez proactif en effectuant votre propre contrôle de conformité ou en embauchant un partenaire de confiance, tel que NeoSystems, pour garantir que votre entreprise respecte toutes les réglementations. Une conformité rigoureuse vous aide à conserver les contrats du gouvernement et à maintenir une solide réputation à mesure que votre entreprise s'impose comme un entrepreneur réputé.
FAQ
Pourquoi la conformité est-elle si importante pour les entrepreneurs gouvernementaux ?
Le non-respect peut entraîner des amendes, la résiliation du contrat, une suspension ou même des poursuites pénales. Cela peut également nuire gravement à la réputation d'une entreprise et réduire les opportunités de contrats futurs.
Quelles pratiques financières sont nécessaires pour rester conforme ?
Les entrepreneurs doivent suivre avec précision les coûts directs et indirects, suivre les règles du FAR et maintenir un calendrier et une documentation appropriés. Ces systèmes sont examinés lors des audits DCAA pour confirmer l'admissibilité et la séparation des coûts.
Qu’est-ce que la CMMC et pourquoi est-ce important ?
La Cybersecurity Maturity Model Certification (CMMC) établit des normes pour la protection des données gouvernementales sensibles telles que FCI et CUI. La conformité est requise pour réduire les cyber-risques et se qualifier pour de nombreux contrats gouvernementaux.
Que doit faire un nouvel entrepreneur au cours des 90 premiers jours ?
Ils doivent identifier les lacunes en matière de conformité, consulter des experts, rédiger des politiques de cybersécurité et de comptabilité et former les employés aux dossiers et à l'éthique. Un audit simulé peut également aider à tester l’état de préparation plus tôt.
Comment un partenaire de conformité comme NeoSystems peut-il vous aider ?
Un partenaire de conformité peut fournir une documentation centralisée, des contrôles automatisés et une préparation continue aux audits. Cela permet aux dirigeants de se concentrer sur la croissance tout en réduisant le risque réglementaire.
