6 outils pour maximiser l'utilisation des ressources de votre première entreprise

Bien que vous puissiez techniquement serrer un boulon avec la pointe d’un couteau et clouer quelque chose avec un morceau de tuyau en acier, les choses sont beaucoup plus simples lorsque vous disposez d’un tournevis et d’un marteau. Le bon outil rend votre travail plus simple et les effets plus efficaces.

Ce qu’il faut garder à l’esprit est que les outils numériques modernes font plus que simplement vous donner la possibilité de faire votre travail mieux et plus rapidement. Ils peuvent effectivement pallier le manque de ressources et de main d’œuvre.

Pensez-y : le bon outil de gestion de projet vous aide à éviter d’avoir besoin d’un bureau (ou d’un bureau plus grand) en permettant à votre personnel de travailler à distance (au moins à temps partiel). Un outil CRM élimine le besoin d’externaliser vos analyses, tandis qu’un logiciel de comptabilité vous permet de gérer vous-même une grande partie de vos processus financiers (sans avoir besoin de tout sous-traiter à un comptable).

Ils peuvent donner un avantage concurrentiel à une entreprise beaucoup plus petite. Dans cet esprit, voici les six meilleurs outils qui peuvent vous aider à maximiser l’utilisation des ressources de votre petite entreprise.

crédit photo : Anne Nygard / Unsplash

1. Outils de productivité

En tant que petite entreprise, vous avez toujours un calendrier serré. Normalement, vous accepteriez d’avoir plus de tâches avec une équipe plus grande, mais que se passe-t-il si vous ne pouvez pas vous permettre une équipe plus grande ?

Payer une équipe de même taille pour plus d’heures est une solution ; cependant, cela pourrait s’avérer encore plus coûteux. Vous voyez, payer deux employés pour six heures est souvent moins cher que payer une personne pour 12 heures pour deux raisons. Premièrement, les membres du personnel surmenés ne travaillent pas de la même manière. Deuxièmement, ces quatre dernières heures sont très probablement des heures supplémentaires, ce qui signifie que vous finissez par payer plus par heure.

La solution n’est pas de motiver votre personnel, mais de le rendre plus productif. Les encourager à utiliser des outils de productivité est une démarche qui les rendra surperformants. Plus important encore, vous devez les utiliser vous-même. Le fait est que vous êtes votre atout le plus précieux et la seule personne dans l’entreprise dont le temps ne peut pas être remplacé par quelqu’un d’autre. Toujours garder cela à l’esprit.

2. Système de gestion de la relation client (CRM)

Chaque fois que vous ouvrez un guide sur la façon d’améliorer votre marketing, d’ajuster vos prix ou d’améliorer votre support client, le premier conseil est toujours d’écouter ce que veut votre public. Comment est-ce que tu fais ça?

Dans un magasin de vente au détail conventionnel (hors ligne), vous devrez compter sur des clients qui vous approcheront et vous communiqueront cela directement ; cependant, cela ne se traduit pas très bien dans le monde numérique. Même dans ce cas, vous devrez encourager activement vos clients à laisser des commentaires et à ne pas les laisser de côté.

Le moyen le plus simple d’y parvenir dans le monde numérique consiste à utiliser un système de relation client (CRM). Avec les applications répertoriées par Techopedia, vous avez plus de facilité à collecter les données clients, à les centraliser et à les rendre disponibles à la demande.

Le moyen le plus simple est de vérifier les options les meilleures et les plus populaires, de faire des recherches et des comparaisons entre les applications que vous envisagez sérieusement d’utiliser, puis d’en choisir une. L’essentiel est que toutes les applications de la liste sont plus que correctes et qu’elles présenteront toujours un énorme avantage par rapport à l’absence d’application du tout.

3. Plateforme de gestion de projet

La collaboration a toujours été importante, même avant que les gens ne travaillent principalement en ligne. Aujourd’hui, peu importe ce que vous faites ; vous avez besoin d’une forme de plate-forme de collaboration, même s’il ne s’agit que d’un logiciel de planification classique et d’un espace pour partager des fichiers.

Vous voyez, les travailleurs à distance (12,7 % de la population sont des travailleurs à distance à temps plein et 28 % supplémentaires travaillent à distance au moins à temps partiel) dépendent exclusivement de ces plateformes. Cependant, même ceux qui travaillent dans des bureaux transfèrent généralement des fichiers, gèrent des listes de tâches et suivent l’avancement de divers projets via un outil de collaboration. C’est la même logique que celle des personnes assises à quelques bureaux les unes des autres qui utilisent des outils DM pour communiquer. C’est juste beaucoup plus pratique.

Même dans des domaines comme la construction, il est plus facile de gérer des équipes de terrain avec la bonne plateforme de gestion de projet, d’autant plus que chacun dispose d’un smartphone qu’il peut utiliser pour accéder à la plateforme.

Ne serait-ce que pour d’autres raisons, l’utilisation d’outils de gestion de projet vous aide à centraliser tous vos fichiers et données. De cette façon, vous pouvez les obtenir sur demande quand vous en avez besoin.

Publicité par e-mail

4. Automatisation du marketing par e-mail

Même de nos jours, le courrier électronique reste la forme de sensibilisation la plus importante. C’est la base du monde des affaires et le moyen d’atteindre vos clients, vos partenaires et tous les autres acteurs du monde des affaires.

Disposer du bon outil pour l’automatisation du marketing par e-mail peut vous aider à gagner du temps, à accroître votre efficacité et, dans l’ensemble, à améliorer vos résultats.

La prochaine chose dont vous avez besoin, ce sont des modèles d’e-mails pour chaque étape du parcours client. Un e-mail de bienvenue, un e-mail de promotion, l’annonce d’un événement et le reciblage des clients ne sont pas une seule et même chose. Bien sûr, vous vous présentez toujours et indiquez le nom de l’entreprise, votre nom et votre poste dans l’entreprise, mais c’est là que s’arrêtent toutes les similitudes.

Vous devez savoir comment la ligne d’objet, la première phrase et l’USP affectent le taux de réussite de vos e-mails. Ceci est également très utile pour votre processus de segmentation client. En disposant de segments bien définis, vous pouvez lancer simultanément plusieurs campagnes marketing différentes.

5. Logiciel de comptabilité

Le plus gros problème dans la gestion de toute votre comptabilité en tant que petite entreprise (surtout en tant qu’entrepreneur individuel) est le fait que vous n’avez probablement aucune expérience préalable. Les processus sont assez simples (de la déclaration de vos bénéfices, au paiement des impôts et à la gestion de la paie) et avec le bon outil, vous pouvez facilement les rationaliser.

Un logiciel de comptabilité ne remplacera pas votre besoin de comptables et de teneurs de livres, mais il peut réduire votre dépendance à leur égard. Avec le bon logiciel, un comptable peut remplacer un service comptable, un seul comptable en ligne peut en remplacer plusieurs et vous pouvez même gérer certaines tâches comptables rudimentaires sans l’aide d’un expert.

6. Outils de communication

Disposer d’outils de communication distincts de vos outils standards est extrêmement important. Tout d’abord, à une époque où il est difficile de faire la distinction entre la vie professionnelle et la vie privée (puisqu’elles ne sont qu’à une application et à un onglet), vous devez prendre une mesure de précaution supplémentaire juste pour être en sécurité.

De plus, vous devez rationaliser vos processus commerciaux et vous assurer que tout se déroule via les bons canaux. Tout d’abord, cela augmente votre sécurité en ligne et permet de trouver plus facilement où tout se trouve. Imaginez un temps d’arrêt causé par le fait que vous ne pouvez tout simplement pas vous rappeler si la communication avec un collègue a eu lieu sur Viber ou Skype.

Bien sûr, une partie de cette communication se fera également via des outils de gestion de projet, le courrier électronique, etc., mais disposer du bon logiciel de messagerie instantanée est également extrêmement important.

Femme d'affaires utilisant des outils de productivité

Le bon ensemble d’outils peut faire une plus grande différence en termes de productivité que vous ne le pensez

Avec le bon ensemble d’outils, une petite entreprise peut facilement surpasser ses homologues beaucoup plus grandes. Gardez simplement une chose à l’esprit : lorsque vous choisissez ces outils, ne les observez pas uniquement comme des outils autonomes. Vous devez également rechercher des intégrations, qui rendront votre activité dans le monde numérique plus rationalisée et votre efficacité beaucoup plus élevée.

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