Parfois, ce n'est pas le client qui est responsable d'une facture impayée, mais votre entreprise elle-même

Quels que soient la taille et le secteur de votre entreprise, que vous dirigiez une petite entreprise ou que vous soyez indépendant, il est essentiel de vous familiariser avec les principales méthodes et les erreurs typiques qui se produisent lors de la gestion des factures impayées. Les paiements retenus peuvent avoir des conséquences néfastes sur vos relations commerciales, nuire à votre réputation et entraîner une perte de confiance des clients, mettant ainsi votre entreprise sur la voie de l’échec.

Les factures impayées sont tout aussi évitables qu’incommodes, et vous pouvez prendre des mesures pour garantir leur paiement dans les délais ou au moins réduire le nombre d’échecs de réception de votre argent à temps. Plusieurs erreurs courantes sont souvent constatées lors des processus de gestion de la facturation. Découvrons-les donc pour éviter que de nouvelles factures impayées ne nuisent aux résultats de votre entreprise.

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Vous ne gardez pas la trace de vos factures impayées

La gestion des flux de trésorerie représente un véritable défi pour les petites entreprises d’aujourd’hui et, comme le montrent les rapports, 82 % d’entre elles gâchent leur travail. Ne pas conserver une trace des factures envoyées et non payées n’est pas une réalité dans les grandes entreprises extra-agglomérées où des milliers de commandes leur parviennent quotidiennement.

Le suivi des factures peut rapidement devenir chaotique lorsque certains facteurs et exigences ne sont pas satisfaits, comme le fait d’avoir des employés bien formés pour gérer correctement les factures. En outre, les entreprises sous-développées ont tendance à omettre de stocker des documents commerciaux qui vont souvent au-delà des factures, comme les dépenses et les remises.

La tenue de registres, quelle qu’elle soit, n’est pas seulement une discipline indispensable pour garantir le respect des règles et des exigences réglementaires, mais également un moyen de rationaliser votre activité et d’assurer une communication affinée avec vos clients afin qu’ils vous paient à la date d’échéance. Une surveillance précise des voix impayées vous aidera à assurer le suivi de vos payeurs et à rafraîchir leur mémoire lorsqu’il existe des soldes impayés. Vous faciliterez également l’envoi de rappels en cas de besoin et vous assurerez que votre entreprise reste au courant de ses comptes clients pour que d’autres aspects de votre entreprise obtiennent une plus grande priorité.

Supposons que votre client ait reçu des rappels consécutifs concernant une facture impayée, mais qu’il n’ait toujours pas rempli ses obligations. Ensuite, vous pouvez soumettre un dernier rappel expliquant que le non-paiement à la date d’échéance entraînera le traitement d’une plainte auprès de votre avocat. Ceci est extrêmement utile lorsque l’on travaille avec des entreprises qui tentent de cacher le fait qu’elles ont du mal à payer leurs factures à temps.

Vos factures sont passées inaperçues

Selon l’entreprise ou le type d’employés avec lesquels vous faites affaire, vos clients pourraient être inondés de travail, en particulier d’e-mails. Ils sont plus susceptibles d’ignorer vos factures à mesure que leur emploi du temps devient plus serré, vous rappelant que les erreurs et les fautes ne sont que humaines, et c’est là que les systèmes de facturation numériques et automatisés entrent en scène pour aider à prévenir de tels cas défavorables.

Pour vous assurer que vos factures sont observées et remarquées, utilisez des lignes d’objet très transparentes lors de la soumission de votre e-mail afin que les employés sentent immédiatement l’urgence de votre communication. Pour plus de sécurité, vous pouvez exprimer poliment en bas du courrier que vous attendez un message de confirmation de réception.

Des outils numériques spécialement conçus peuvent vous avertir lorsque vos clients voient vos factures afin que vous ne vous demandiez jamais s’ils vous ont laissé en attente intentionnellement ou s’ils n’ont tout simplement pas remarqué votre message. Mais des précautions supplémentaires ne s’arrêtent pas là ; comme indiqué, vous pouvez compter sur un logiciel de facturation et de paiement pour effectuer toutes ces tâches laborieuses et chronophages, libérant ainsi un temps considérable pour le compte de votre personnel.

Les entreprises qui investissent dans la rationalisation de leurs systèmes de facturation disposent d’options infinies pour y parvenir, grâce aux recrutements faciles à trouver dans divers secteurs d’activité et aux solutions expertes qui s’attaquent aux problèmes cachés. Il s’agit de rechercher et de rechercher le bon service jusqu’à ce que vous voyiez votre entreprise accélérer des tâches longues et obstructives, alors assurez-vous que cette mission figure plus haut sur votre liste de contrôle.

Enregistrement des factures

Il existe de fortes fluctuations monétaires

Les factures retenues en raison du chaos des vacances sont une chose, mais les paiements clients négligés à plusieurs reprises sont un problème complètement différent. Le plus souvent, les mauvaises fluctuations des devises sont à l’origine des retards de paiement et d’autres complications visibles au cours des processus, vous obligeant à récupérer votre argent plus tard que prévu. Par exemple, les entreprises nord-américaines ont perdu environ 34,3 milliards de dollars l’année dernière, enregistrant un ATH depuis 2013. Habituellement, l’une des parties pourrait être témoin de pertes si la valeur d’une devise change entre la date de signature du contrat et la date de livraison.

Cela se produit dans des situations telles que traiter avec un client dans un pays dont la monnaie est instable. D’autres fois, il peut s’agir d’un problème d’utilisation d’une mauvaise devise ou du fait que tous les clients ne souhaitent pas payer en USD ou dans votre devise par défaut. Certains profitent simplement du fait qu’ils peuvent voir la somme exprimée dans leur monnaie locale, ce qui est plus que juste. Cependant, vous aurez du travail à faire car vous devrez convertir des sommes et effectuer un travail supplémentaire.

Les factures numériques peuvent vous soulager du stress et éliminer toute difficulté car elles présentent le paiement basé sur le taux de change du jour. De plus, vous pouvez tous deux convenir d’ajuster le total en fonction de la date de référence ou de partager le risque de change. Avec de bons outils de communication, de négociation et numériques, ces inefficacités inévitables peuvent être surmontées en douceur.

Vous attendez trop longtemps pour envoyer des factures de rappel

Un demi-mois après l’envoi d’une facture et, de façon réaliste, il est possible qu’elle ait même disparu du calendrier de votre destinataire à ce moment-là. De nombreux propriétaires d’entreprise retardent l’envoi des factures de rappel, envoient des signaux erronés aux clients et entravent personnellement le recouvrement de leurs propres paiements.

Ne pas atteindre à temps les clients oublieux pourrait entraîner des malentendus, faisant croire aux clients qu’ils devraient attendre une expédition finale qui a été retardée. Si ce scénario se produit, ils ignoreront probablement une facture conséquente pénétrant dans leurs boîtes aux lettres.

Pour des raisons de sécurité, vous devez être prompt dans vos rappels afin que vos clients ne puissent manquer de reconnaître leurs responsabilités financières. Deux semaines après l’expédition devraient être idéales, et une semaine peut suffire pour les payeurs rapides. Pour plus de confiance, activez les rappels automatiques pour envoyer régulièrement vos factures, garantissant ainsi que les clients ne manquent plus jamais un solde impayé.

Les conditions de paiement ne sont pas claires

Les propriétaires d’entreprise doivent introduire des conditions de paiement dans leurs factures et contrats, mais cela ne signifie pas toujours que ces ajouts de données sont toujours corrects ou intelligibles. Parfois, les termes peuvent être vaguement discutés et compris, des problèmes de communication peuvent apparaître ou des écarts dus à des fuseaux horaires et à des langues différents peuvent affaiblir l’efficacité de la communication.

Si les conditions ne sont pas discutées et que les clients n’en sont pas conscients, une confusion peut apparaître et entraîner des retards. Il est essentiel d’être précis sur vos conditions de paiement afin qu’il n’y ait pas d’inconvénients en cours de route qui pourraient empêcher les clients de remplir leurs obligations.

Propriétaire d'entreprise gérant les factures

En un mot

Parfois, les clients ne négligent pas intentionnellement les factures, mais l’entreprise à l’autre extrémité du spectre ne parvient pas à faciliter le cheminement de leur argent vers leur portefeuille. L’envoi de factures inintelligibles, mal détaillées, tardives ou insuffisamment informées peut éventuellement nuire à l’entreprise qui les dépose.

Assurez-vous d’être à jour avec les meilleures pratiques de facturation et tirez parti des outils et techniques experts d’aujourd’hui pour vous assurer que vous ne laisserez pas les paiements retenus nuire au BTL de votre entreprise.

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