On estime que certains employés à distance consacrent plus des deux tiers de leur semaine de travail à des tâches non liées au travail. Les gens peuvent avoir toutes sortes de problèmes : personnels, manque de sommeil, difficultés à se concentrer et à chercher des moyens de passer le temps, etc.
Ce ne sont pas les problèmes de l’employeur; ils veulent s’assurer que le temps de l’entreprise est dépensé de manière productive. Voici trois façons simples et efficaces de surveiller les employés travaillant à domicile.
1. Utilisez un logiciel de suivi du temps
Vous devez utiliser un outil de suivi du temps pour garder un œil sur la façon dont votre personnel distant passe son temps tout au long de la journée. Ces outils permettent généralement aux employés de démarrer et d’arrêter un minuteur intégré lorsqu’ils travaillent sur une tâche.
Selon la manière dont vous gérez la mise en œuvre, vous pouvez demander à votre personnel de suivre tout son travail ou de l’utiliser uniquement pour certains projets.
Dans tous les cas, vous pouvez vous connecter à l’application, surveiller vos employés distants et déterminer qui a le plus de travail ou de temps libre. Recherchez une pointeuse qui peut également prendre en compte les réunions ponctuelles et les appels téléphoniques.
Les logiciels de suivi du temps présentent certaines limites. Il y a toujours le risque que les employés ajoutent du temps sans réellement travailler.
2. Suivez les e-mails des employés
Les employés perdent beaucoup de temps sur les e-mails. Certains passent jusqu’à la moitié de leur journée de travail dans leur boîte de réception électronique. Cependant, un manager doit savoir plus que le fait que ses employés passent du temps dans leur boîte de réception e-mail. Ils doivent savoir ce qu’ils font.
À qui écrivent-ils ? Combien d’e-mails reçoivent-ils et envoient-ils chaque jour ? Répondent-ils rapidement aux clients existants ou potentiels ? Quelqu’un qui passe beaucoup de temps sur ses e-mails est probablement relativement occupé, n’est-ce pas ?
Il existe des outils pour le savoir. Vous pouvez synchroniser un outil avec les comptes de messagerie de vos employés pour vérifier qui leur envoie le plus d’e-mails et à qui ils envoient le plus de courrier, combien d’e-mails ils reçoivent et envoient et leur temps de réponse moyen aux e-mails. Vous pouvez également consulter leurs heures les plus chargées de la journée et les jours de la semaine.
3. Utilisez un outil de gestion de tâches ou de projets
Les outils de gestion de tâches et de projets se déclinent en de nombreuses variétés différentes, mais l’objectif est toujours le même :
- Assister l’entreprise dans la gestion
- Organisation
- Assignation de diverses tâches liées au projet
Lorsqu’il y a une nouvelle tâche ou un nouveau projet, un superviseur ou un responsable le crée dans une application. Ensuite, ils l’attribuent à un membre de l’équipe sur lequel travailler. Le manager ou le superviseur peut alors se connecter et voir si des employés sont libres de travailler sur plus de tâches.
Ces applications ne sont pas parfaites. Ils n’abordent pas toujours des tâches qui ne sont pas pertinentes pour un projet particulier mais qui restent importantes. Les projets sont difficiles à évaluer, car différents projets comportent différents niveaux d’engagement en temps ou de responsabilité.
Raisons les plus courantes pour perdre du temps
Certains employés distants ne disposent pas d’espaces de travail désignés. Ils travaillent à la table de la cuisine ou sur un bureau improvisé dans la chambre. Ils n’ont pas les moyens d’installer un véritable bureau à domicile. C’est un problème car un espace de travail dédié aide à se concentrer.
Problèmes technologiques
Lorsque vous travaillez à distance, vous pourriez rencontrer des difficultés techniques. S’il y a une panne de courant dans la région ou si votre fournisseur d’accès Internet a un problème, le problème vous est transmis. Vous ne pouvez pas assister à une réunion virtuelle programmée ou le manque d’accès à Internet vous empêche de travailler.
Les problèmes techniques entravent le flux de travail des employés distants. Confirmez que les employés disposent d’un accès Internet fiable et définissez-le comme condition préalable au travail à distance.
Engagements personnels
Les tâches ménagères peuvent devenir un gros problème pour les personnes qui travaillent à domicile. C’est certainement un avantage de pouvoir faire les courses pendant la journée ou aller chercher vos enfants à l’école, mais cela peut vous détourner du travail. Les employés peuvent utiliser des trackers de temps ou définir des alarmes pour éviter les distractions.
Emporter
La prévalence d’employés à distance consacrant une partie importante de leur semaine de travail à des tâches non liées au travail souligne la nécessité pour les employeurs de mettre en œuvre des stratégies de surveillance efficaces. Même si les individus peuvent être confrontés à divers défis et distractions personnels, il reste essentiel pour les entreprises de veiller à ce que le temps consacré à l’entreprise soit utilisé de manière productive.
Pour répondre à cette préoccupation, trois méthodes simples et efficaces de surveillance des employés distants travaillant à domicile ont été proposées. En adoptant ces stratégies, les employeurs peuvent favoriser la responsabilisation, maintenir les niveaux de productivité et, en fin de compte, optimiser l’environnement de travail à distance pour les employés et l’organisation dans son ensemble.
