Points clés à retenir
- Les reçus racontent la véritable histoire de la destination de l’argent de votre entreprise et sont essentiels pour une saison fiscale sans stress.
- Le meilleur système de suivi est celui qui correspond à vos habitudes, qu’il s’agisse d’applications numériques ou de simples dossiers physiques.
- La catégorisation des dépenses en catégories claires révèle les modèles de dépenses et améliore les décisions financières.
- L'enregistrement hebdomadaire des reçus évite les surcharges de fin d'année et les pertes de mémoire coûteuses.
- Les bons outils, des applications d'analyse aux logiciels de comptabilité, rendent le suivi de l'argent évolutif à mesure que vous grandissez.
Lorsque vous démarrez une entreprise pour la première fois, vous avez l’impression de faire tourner une centaine d’assiettes différentes. Entre essayer de trouver des clients, maintenir vos réseaux sociaux en vie et accomplir le travail que vous avez prévu de faire, les petits détails se perdent souvent dans le mélange. L’un de ces détails est l’humble reçu. Au début, ce ne sont que de petits bouts de papier gênants qui encombrent votre portefeuille ou la console de votre voiture. Mais si vous les laissez s’accumuler, ils se transforment en une montagne de stress qui finit par arriver.
Ces reçus représentent essentiellement l’histoire de l’argent de votre entreprise. Ils vous disent où l’argent est allé, pourquoi il est parti et, surtout, combien vous pourrez conserver lorsque la saison des impôts approchera. Si vous regardez actuellement une boîte à chaussures pleine de papier froissé, ne vous inquiétez pas. Vous n’avez pas besoin d’un diplôme en comptabilité pour résoudre ce problème. Vous avez juste besoin d’un système simple, à taille humaine, qui empêche le journal de prendre le dessus sur votre vie.
Trouver une méthode qui ne rend pas fou
Le meilleur système d’organisation est celui que vous utilisez réellement. Il ne sert à rien d’installer un classeur élaboré à code couleur si vous savez au fond que vous n’y toucherez jamais. Vous devez être honnête avec vous-même au sujet de vos habitudes. Êtes-vous une personne numérique qui fait tout sur un smartphone, ou trouvez-vous du réconfort dans le fait d'avoir du papier physique que vous pouvez toucher ?
Si vous êtes un fan du numérique, votre vie est sur le point de devenir beaucoup plus facile. Il existe une douzaine d'applications de numérisation de reçus qui vous permettent de prendre une photo rapide d'un reçu dès la seconde où vous le recevez. Une fois la photo prise, l'application lit les données et les enregistre dans le cloud. Vous pouvez littéralement jeter le papier à la poubelle avant même de quitter le magasin. La plupart de ces applications communiquent directement avec votre compte bancaire ou votre logiciel de comptabilité, de sorte que le gros du travail consistant à « enregistrer » les dépenses se produit pendant que vous êtes occupé à faire autre chose.
D’un autre côté, si vous aimez le physique, c’est très bien aussi. Donnez simplement à ces papiers une vraie maison. Achetez un dossier accordéon et étiquetez les onglets par mois ou par catégorie. L’astuce consiste à mettre le reçu dans le dossier dès votre retour à votre bureau. Si vous attendez vendredi, vous en perdrez un. Si vous attendez la fin du mois, vous en perdrez dix.
Gérer l’aspect physique des choses
Même dans notre monde numérique, de nombreuses petites entreprises doivent encore gérer une quantité surprenante d’argent liquide et sonnant et trébuchant. Si vous exploitez une boutique, un café ou tout autre service où les gens vous remettent des factures, vos « reçus » sont souvent l’argent lui-même. Cela apporte son lot de maux de tête. Compter manuellement les tiroirs et essayer de faire correspondre ces totaux à vos rapports de ventes peut prendre des heures, et c'est l'endroit le plus facile pour commettre une erreur. L’utilisation d’une machine à compter les espèces peut changer totalement la donne ici. Il ne s’agit pas seulement d’être sophistiqué ; il s'agit de récupérer cette heure de votre vie à la fin de chaque quart de travail et de savoir que les calculs sont parfaits. Cela donne l’impression que le suivi de votre consommation quotidienne est une tâche rapide plutôt qu’une corvée redoutée.
Une fois l’argent comptant et les reçus rassemblés, vous devez les stocker correctement. Pour les documents physiques, trouvez un endroit frais et sec où l'encre ne s'effacera pas. Pour les fichiers numériques, assurez-vous d’avoir une sauvegarde. C'est un sentiment formidable de savoir que si votre ordinateur portable rend soudainement l'âme, l'intégralité de votre historique financier est en sécurité sur un disque de sauvegarde ou un compte cloud.
Organisation par « seaux »
Une pile géante de reçus, même s’ils sont tous dans un seul dossier, reste un casse-tête. Vous devez les regrouper en catégories qui ont du sens pour votre vie. Vous n’avez pas besoin de cinquante catégories différentes, mais quelques gros « seaux » vous feront gagner beaucoup de temps plus tard.
Pensez à des éléments comme les fournitures de bureau, les déplacements, les repas avec les clients ou les frais de marketing. Lorsque vous examinez vos dépenses dans ces groupes, vous commencez à voir des tendances. Vous réaliserez peut-être que vous dépensez beaucoup plus en articles « divers » que vous ne le pensiez, ou que vos frais de voyage engloutissent tous vos bénéfices. La catégorisation ne concerne pas uniquement les impôts ; c'est la meilleure façon de voir la réalité de la façon dont votre entreprise se porte réellement.
L'enregistrement hebdomadaire
C’est l’habitude qui différencie les entrepreneurs calmes des entrepreneurs stressés. Fixez un rendez-vous récurrent sur votre calendrier, peut-être pendant vingt minutes tous les vendredis matin, pour rapprocher vos reçus avec votre relevé bancaire.
Tout ce que vous faites est de vous assurer que l’argent qui a quitté votre compte bancaire correspond aux reçus que vous avez dans votre dossier. Il s’agit d’un « contrôle d’intégrité » rapide. Si vous faites cela chaque semaine, cela ne prend pas de temps. Si vous attendez jusqu’à la fin de l’année, vous essaierez de vous rappeler ce qu’était une facture de vingt dollars provenant d’une station-service aléatoire il y a huit mois. Croyez-moi, votre futur vous vous remerciera de faire cela par petites bouchées.
Combien de temps as-tu réellement besoin de ce truc ?
Le conseil standard est généralement de conserver les registres commerciaux pendant environ sept ans. Cela semble long, et si vous utilisez du papier, cela peut prendre beaucoup de place. C’est là que la transition numérique brille vraiment. Sept années de papier peuvent remplir un placard ; sept années de numérisations numériques peuvent tenir sur une clé USB. Si vous vous en tenez au papier, assurez-vous simplement d'avoir un plan pour « purger » l'année la plus ancienne à chaque fois qu'une nouvelle commence afin que l'encombrement ne finisse pas par vous pousser hors de votre bureau.
Utiliser les bons outils pour le travail
Au fur et à mesure de votre croissance, vous constaterez peut-être que la manière manuelle de faire les choses n’est tout simplement pas adaptée. C’est à ce moment-là que vous commencez à vous pencher sur un véritable logiciel de comptabilité. Ces programmes sont conçus pour extraire les informations de vos reçus et relevés bancaires et les transformer en jolis graphiques et rapports. Il vous donne une « vue d’ensemble » de votre entreprise.
Au lieu de simplement savoir que vous avez de l’argent en banque, vous saurez exactement combien vous gagnez par heure ou lequel de vos produits est réellement le plus rentable. Cela élimine les incertitudes liées au fait d'être un patron.
Rassembler tout cela
En fin de compte, le suivi de votre argent n’est qu’une forme de soins personnels pour votre entreprise. Il s’agit de supprimer « l’inconnu » et de le remplacer par des faits. Cela peut sembler un peu fastidieux au début, mais une fois votre système en place, cela devient une seconde nature. Que vous utilisiez une application pour smartphone pour numériser les reçus de déjeuner ou que vous utilisiez une machine à compter les espèces pour clôturer votre caisse, l'objectif est le même : vous offrir la tranquillité d'esprit nécessaire pour vous concentrer sur les aspects de votre entreprise que vous aimez réellement.
FAQ
Pourquoi les reçus sont-ils si importants pour les nouveaux propriétaires d’entreprise ?
Les reçus documentent où l'argent a été dépensé et soutiennent des déclarations fiscales précises. Sans eux, les dépenses sont plus difficiles à justifier et les bénéfices deviennent flous.
Est-il préférable de suivre les reçus numériquement ou sur papier ?
Aucune des deux méthodes n’est universellement meilleure ; la cohérence compte le plus. Les outils numériques réduisent l'encombrement, tandis que les systèmes papier fonctionnent s'ils sont entretenus quotidiennement.
À quelle fréquence les reçus doivent-ils être examinés ?
Un examen hebdomadaire est idéal pour faire correspondre les reçus aux transactions bancaires. Cette habitude évite toute confusion et permet de gagner du temps plus tard.
Combien de temps faut-il conserver les reçus professionnels ?
La plupart des entreprises devraient conserver leurs dossiers pendant environ sept ans. Le stockage numérique rend la conservation à long terme beaucoup plus facile et plus efficace en termes d'espace.
Quand une entreprise doit-elle passer à un logiciel de comptabilité ?
À mesure que les transactions augmentent, le suivi manuel devient inefficace. Les logiciels de comptabilité fournissent des informations plus claires et prennent en charge des décisions de croissance plus judicieuses.
