Même si votre équipe de rêve est composée des meilleurs de tous les temps (GOAT), vous ne pouvez pas vous attendre à échouer rapidement, à évoluer rapidement et à rester compétitif sans une certaine aide en matière d’automatisation et d’externalisation. Cependant, vous ne pouvez pas automatiser et externaliser au hasard. Vous devez établir un plan qui vous permet de récolter tous les bénéfices de la réaffectation de certaines responsabilités de vos employés vers des logiciels et des tiers.
Tout d’abord, discutons de l’importance de l’automatisation et de l’externalisation. L’automatisation vous permet d’éliminer le besoin pour les employés de consacrer du temps à des tâches répétitives. Étant donné que certains travailleurs déclarent consacrer environ trois heures par jour à l’exécution de tâches répétitives, il est clair que l’automatisation du plus grand nombre possible de ces tâches est logique sur les plans financier et opérationnel.
Tous les processus ne se prêtent pas à l’automatisation. C’est là que l’externalisation entre en jeu. L’externalisation vous permet d’embaucher une personne ou une entreprise pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Par exemple, vous souhaiterez peut-être sous-traiter à un fournisseur de paie afin de ne plus passer de temps à vous pencher sur les subtilités du chèque de paie de vos employés.
L’automatisation et l’externalisation peuvent libérer la capacité de votre équipe à se concentrer sur des priorités de niveau supérieur lorsqu’elles sont utilisées de manière stratégique. Cependant, vous devez mettre en œuvre des mesures pour garantir que vos décisions d’automatisation et d’externalisation seront des atouts plutôt que des passifs.
Gardez ces bonnes pratiques utiles à l’esprit pour guider vos prochaines étapes et préparer votre entreprise à une automatisation et une externalisation efficaces.
1. Choisissez la technologie d’automatisation avec la contribution de votre équipe
Les logiciels d’automatisation ne manquent pas sur le marché. Lequel devriez-vous choisir ? C’est une décision que vous voudrez prendre avec les membres clés de l’équipe.
Peut-être que votre talent commercial est gêné par l’exécution de tâches manuelles et fastidieuses. En conséquence, vous découvrez ce que d’autres entreprises ont découvert, à leur grande horreur : vos experts commerciaux ne peuvent consacrer que 28 % de leur temps à la vente.
Bien qu’il soit logique de chercher des moyens d’automatiser les processus le plus tôt possible, il est important d’impliquer votre directeur commercial et au moins un représentant dans la discussion. De cette façon, vous pouvez vous assurer que l’outil d’automatisation que vous choisissez répond aux critères de vos commerciaux.
2. Donnez la priorité à la communication avec vos partenaires d’externalisation
Engager des consultants, des indépendants et des agences peut être incroyablement bénéfique, à condition que vous communiquiez clairement du début à la fin. Même si vous sous-traitez au meilleur individu ou groupe au monde, il est essentiel de maintenir des canaux de communication ouverts et continus.
Tout d’abord, désignez toujours quelqu’un comme « personne-ressource » auprès de votre partenaire d’externalisation. Cela établit un canal bidirectionnel pour les informations, les questions et les commentaires. Ensuite, prenez des dispositions pour vous connecter avec tous vos sous-traitants à des intervalles convenus, par exemple une fois par semaine ou trois fois par trimestre.
Enfin, assurez-vous de définir clairement vos attentes tout au long du processus. Vous pourriez être en faute si un sous-traitant ne livre pas comme prévu. Les problèmes de communication proviennent souvent d’attentes inexprimées de l’une ou des deux parties. Vous pouvez éviter les obstacles qui freinent la progression en fournissant des explications plus claires ou en obtenant de meilleures explications de la part de votre sous-traitant.
3. Mesurez l’impact de votre automatisation ou de votre externalisation
Certes, vous souhaitez automatiser et externaliser des tâches pour libérer du temps de votre équipe et améliorer la rentabilité de votre entreprise. Comment déterminerez-vous si l’automatisation et l’externalisation sont efficaces ? C’est pourquoi il est nécessaire d’analyser des métriques préétablies telles que les KPI.
Sur quels indicateurs clés de performance (KPI) pouvez-vous vous appuyer ? La productivité des employés ou du service peut indiquer une augmentation de la performance globale des travailleurs. Les taux d’erreur peuvent également indiquer si l’automatisation ou l’externalisation nous rapproche de la perfection.
Quels que soient les KPI que vous mentionnez, assurez-vous de les suivre. Cela vous permettra d’identifier les anomalies et de remédier rapidement aux résultats indésirables.
4. Évitez les répercussions négatives et l’anxiété sur la culture d’entreprise
Il peut sembler logique que vos employés adoptent l’automatisation et l’externalisation. Cependant, les employés peuvent parfois s’inquiéter d’être remplacés par des techniciens ou d’autres experts.
Assurez-vous de prendre le temps d’expliquer la valeur de l’automatisation et de l’externalisation à votre équipe. Si vous découvrez que les gens sont inquiets, concentrez-vous sur la célébration des réalisations de votre équipe une fois que les tâches répétitives ne les alourdissent plus.
Par exemple, envisagez de distribuer régulièrement des récompenses et des primes pour vos services. Cela aidera tout le monde à se détendre et pourra également suggérer d’autres moyens de maintenir votre avantage concurrentiel.
L’automatisation et l’externalisation ne sont pas exclusives aux grandes entreprises. Ils conviennent également aux startups et aux petites entreprises. Et ils pourraient être la clé pour que votre entreprise devienne un leader du secteur.
