Si vous envisagez d'envoyer des e-mails en masse à plusieurs destinataires, vous pouvez également ajouter une touche de style à chacun. Cela vous donne envie de disposer d'un outil qui simplifierait le processus, n'est-ce pas ?
En fait, nous avons cet outil depuis un certain temps ! Outlook par Microsoft.
Ne soyez pas effrayé par la perspective d'envoyer plusieurs e-mails à la fois dans Outlook. Bien entendu, le processus n’est pas sans complexité. Cependant, une fois que vous aurez maîtrisé le programme, gérer votre entreprise et sécuriser vos revenus sera un jeu d’enfant. Mais vous devez améliorer le modèle d’e-mail de votre entreprise si vous souhaitez que vos e-mails aient un impact. Une fois configuré, l’envoi d’e-mails sera un jeu d’enfant.
Étape 1 – Regroupez tous vos contacts
Si vous utilisez l'application de bureau ou le site Web, le regroupement de vos contacts préférés peut rendre l'envoi d'e-mails en masse sur Outlook un peu moins compliqué. Allez simplement dans le menu Personnes, puis choisissez Tapez une nouvelle liste de contacts pour ce faire.
Lorsque vous faites cela, une nouvelle fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez choisir les contacts et donner un nom à la nouvelle liste.
Étape 2 : Utilisez Microsoft Word pour rédiger votre message
La rédaction d’un contenu attrayant pour chaque message fait partie intégrante de l’envoi massif d’e-mails. Cela nécessite de connaître votre public de fond en comble, d'être en conformité avec les réglementations en ligne (telles que la loi CAN-SPAM et le RGPD) et de posséder de solides compétences en rédaction.
La composition d'un e-mail pour votre campagne groupée, qu'il s'agisse de marketing par e-mail ou d'un autre type de sensibilisation de masse, suivra le même processus de base que la création d'une seule campagne par e-mail. Avec Outlook, vous pouvez profiter des fonctionnalités de messagerie intégrées de Microsoft Word pour envoyer des messages à vos contacts.
Pour commencer, ouvrez Word et rédigez le corps de l'e-mail. Utilisez toujours le prénom du destinataire et commencez un e-mail marketing par un accueil chaleureux. Après cela, vous pouvez affiner le contenu personnalisé de l'envoi d'e-mails.
Si vous avez inclus des photos ou des GIF, vous pouvez voir la présentation de leur courrier électronique en accédant à l'onglet Affichage dans le ruban de menu et en sélectionnant Présentation Web.
Étape 3 : Démarrer le publipostage
Lorsque vous êtes satisfait de votre brouillon, choisissez l’option Fusion et publipostage. Avec cette fonction, vous pouvez dresser une liste de destinataires spécifiques et leur envoyer des documents personnalisés.
Allez dans le menu principal et cliquez sur l'onglet Mailings. Ensuite, recherchez l'option « Démarrer le publipostage » ci-dessous. Un menu déroulant apparaîtra ; choisissez « Messages électroniques » dans la liste.
Étape 4 : Choisissez qui recevra vos e-mails
Une fois que le contenu de l'e-mail est prêt, l'étape suivante consiste à identifier qui recevra votre campagne d'e-mails en masse. Vous pouvez maintenant utiliser la liste de contacts Outlook que vous avez créée auparavant. Copiez et collez simplement le nom de la liste dans la section « À » pour inclure tous les contacts dans votre campagne groupée.
Évitez d'utiliser une liste de diffusion achetée ou empruntée. Cela entraînera des taux de rebond importants et des plaintes pour spam. Vous courez le risque de voir votre compte de messagerie bloqué et de nuire à la réputation de votre marque. Vous pourriez même faire face à des sanctions ou à des problèmes juridiques.
Créez une liste organique de personnes qui souhaitent recevoir vos e-mails si vous souhaitez exécuter des campagnes marketing efficaces et envoyer des e-mails en masse sans être du spam.
Étape 4 : rendez votre message unique
La personnalisation est essentielle si vous souhaitez envoyer à vos abonnés par courrier électronique des messages plus pertinents. Vous pouvez commencer un message par quelque chose comme « Cher (prénom de l'abonné) » et « Une récompense pour (prénom de l'abonné) ». L'ajout d'une touche personnelle rend les gens plus enclins à interagir avec vos communications.
Microsoft Word facilite la personnalisation de la ligne de bienvenue de l'e-mail. Allez simplement dans le menu « Mailings » et recherchez l'option « Ligne de bienvenue ». Cela vous permet de personnaliser les salutations qui apparaissent en haut du message à l'ouverture.
Étape 5 : Terminer et fusionner
Une fois la personnalisation terminée, vous êtes prêt à envoyer votre premier lot d'e-mails en masse. N'oubliez pas d'inclure l'adresse de votre entreprise et le nom de l'expéditeur afin que vos clients puissent vous identifier. Accédez ensuite au menu du ruban et cliquez sur Terminer et fusionner pour envoyer les e-mails.
Conclusion
L’envoi massif d’e-mails présente plusieurs avantages pour votre entreprise. Un énorme avantage est de pouvoir toucher un large public avec un investissement minimal. Cependant, si vous n'êtes pas familier avec les meilleures pratiques d'envoi d'e-mails en masse, aucun de vos messages ne passera le filtre anti-spam.
