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Depuis deux ans, la fatigue des réunions en ligne est une préoccupation majeure car les gens passent une grande partie de leur journée à l’écran lors de réunions.

Mais maintenant que nous retournons au bureau, de nombreux travailleurs commencent à se rappeler que le problème n’est pas en ligne, ce sont souvent simplement les réunions elles-mêmes.

Comment vous assurez-vous que vos réunions sont efficientes, efficaces et non excessives ?

Soutenons Nos Entreprises a récemment rencontré l’entrepreneur en série et investisseur Carl Hartmann, co-fondateur de Temando, Compono et Lyre’s Non-Alcoolic Spirit Co; Ashley Perkins, maître formateur commercial à Microsoft Australie; et Laura Warden, responsable People & Culture chez Sydney VC, Entreprises folkloriquespour explorer comment tirer le meilleur parti de la gestion de vos équipes, en particulier lorsqu’il s’agit de gérer le fléau de toutes les entreprises : les réunions.

Pour voir cette discussion en action, regardez le webinaire gratuit Empowering Possibilities: The Secrets of Successful Teams de Soutenons Nos Entreprises, présenté en partenariat avec Windows 11 Pro optimisé par la plate-forme Intel VPro®. Voici quelques faits saillants :

Le nouveau test de démarrage

Warden a l’une des approches les plus nouvelles et les plus innovantes, en mobilisant un regard neuf pour voir si ce qu’ils font dans les réunions en vaut vraiment la peine. Quand quelqu’un commence à Folklore, il est jeté dans toutes les réunions et on s’attend ensuite à ce qu’il dise ce qu’il pense d’eux. Le résultat peut entraîner des changements spectaculaires.

« Dans notre programme d’intégration pour les nouveaux arrivants [we ask them] de fournir des commentaires à leurs responsables sur chaque réunion à laquelle ils assistent pour s’assurer qu’ils obtiennent de la valeur et qu’ils sont capables d’ajouter de la valeur à chaque réunion à laquelle ils assistent », a-t-elle déclaré.

« Nous pouvons revoir si les réunions sont nécessaires pour ces personnes à mesure que nous grandissons. »

Et si c’est un pouce vers le bas ?

« Il y a des moments où nous avons modifié ou supprimé des réunions en fonction de ces commentaires », a déclaré Warden.

Son conseil est de passer en revue les réunions que vous avez régulièrement et d’obtenir des conseils de toutes les personnes impliquées sur la façon d’améliorer vos réunions – y compris si vous en avez vraiment besoin – dans ce nouveau modèle de travail hybride.

« Je pense que ce sera un processus en constante évolution pour réévaluer notre façon de travailler dans cet environnement changeant », a-t-elle déclaré.

« Le simple fait de garder cela à l’esprit lorsque vous cherchez à collaborer et d’obtenir les commentaires de l’équipe est si précieux. »

Tue la caméra

Ashley Perkins passe la majeure partie de sa journée en ligne, travaillant à distance avec des clients Microsoft, et sait qu’il peut être difficile d’être « toujours connecté ».

Vous avez probablement vu ces clips viraux de personnes qui emmènent leur ordinateur portable dans la salle de bain pour avoir trop partagé personne ne veut voir, mais l’idée que vous êtes constamment surveillé par quelqu’un pendant que vous êtes devant la caméra peut rendre certains participants anxieux.

Vous n’avez pas besoin d’être toujours allumé. Photo : Adobe Stock

Perkins vous conseille de « mélanger les choses ».

« Si vous êtes dans des réunions consécutives, c’est long d’être devant la caméra et d’avoir l’impression d’être en direct tout le temps… vous ne vous sentez pas aussi à l’aise pour vous détendre », a déclaré Perkins.

« Vous pouvez créer beaucoup de stress et d’anxiété en demandant à quelqu’un d’avoir ses caméras allumées tout le temps. »

Sa solution est simple : lorsqu’ils ne participent pas activement au débat et à la discussion, donnez aux gens la permission d’éteindre la caméra.

« Vous pouvez faire en sorte que les participants se sentent plus à l’aise en leur permettant de s’engager de la manière qu’ils préfèrent, ou en n’ayant pas de pression pour avoir votre appareil photo allumé tout le temps », a déclaré Perkins.

S’attaquer au bureau mondial

Pour Carl Hartman, diriger une entreprise mondiale comporte ses propres défis.

La leçon la plus importante pour quiconque se trouve dans une situation similaire est de s’assurer qu’il a encore du temps personnel bloqué.

Carl Hartman

Carl Hartman

« Si vous avez besoin de trouver une heure qui corresponde, par exemple, au fuseau horaire américain, APAC et européen, vous n’obtenez en fait que quelques-unes de ces fenêtres par jour. Et quelqu’un a toujours la paille courte », a-t-il déclaré.

« Malheureusement, la technologie ne peut pas faire grand-chose pour résoudre ce problème – nous ne pouvons pas créer plus d’heures dans la journée – mais essayez de penser à ces heures de collaboration qui se chevauchent. »

Mais cela peut signifier tôt le matin ou le soir pour les Australiens, ce qui peut interférer avec le fait de faire sortir une famille pour commencer la journée, ou la possibilité de se rattraper pendant le dîner. Hartman croit qu’il est important de partager votre calendrier et vos horaires avec votre équipe et de réclamer vos heures d’indisponibilité.

«Au-delà de la planification, il faut également penser à amener les gens à bloquer leur propre temps. L’erreur que les gens commettent est de ne pas mettre dans leur agenda des choses qui sont des engagements personnels », a-t-il déclaré.

«Cela peut être comme faire une promenade pour la santé mentale, faire de l’exercice, des tâches familiales. Vous voudrez peut-être dire que « Hé, ces heures où je dîne avec ma famille ». Des engagements durs, y compris le sommeil – comme dans : « Ce sont mes heures de non-collaboration, parce que je prévois de dormir, n’est-ce pas ? ».

« Vous devez parfois simplement découper cela pour les gens et dire ce qui n’est pas aussi acceptable et ce que vous commencez à obtenir, ce sont des calendriers qui peuvent se superposer.

« Cela permet en fait que la planification soit un peu plus facile lorsque vous avez cette vue sur le moment où les gens ne sont pas ou ne sont pas disponibles. »

Voici Laura Warden de Folklore avec ses conseils pour garder vos réunions pertinentes à partir de notre récent chat.

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Renforcer les possibilités : les secrets des équipes qui réussissent

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