Pour les entreprises comptant un grand nombre d’employés ou des coûts réguliers payés par les employés comme les déplacements, les repas et les fournitures de bureau, la gestion des dépenses peut devenir difficile. Afin de simplifier le suivi des dépenses des employés et le remboursement des frais autorisés, les organisations ont recours à un logiciel de gestion des dépenses.
Toutes sortes d’entreprises, y compris les petites et moyennes entreprises, sont passées aux plateformes de rapports de dépenses basées sur le cloud. Il constitue un ajout important au logiciel de comptabilité de nombreuses personnes.
Les entreprises peuvent se passer de papier à l’aide d’un logiciel de gestion des dépenses. De plus, cela minimise le temps nécessaire pour calculer et traiter les dépenses ainsi que le risque de faire des erreurs.
Pourtant en avez-vous besoin ?
Vous ne savez toujours pas si votre entreprise a besoin d’un système d’approbation des dépenses ? Voici cinq raisons pour lesquelles votre équipe et votre entreprise pourraient gagner beaucoup à utiliser un logiciel de gestion des dépenses.
1. Procédures plus rapides et plus simples
Auparavant, les employés devaient imprimer des copies papier de leurs factures, y compris les reçus, puis remettre des rapports à leurs supérieurs, qui les approuvaient ou les renvoyaient à l’employé pour révision. Heureusement, un logiciel de gestion des dépenses peut automatiser chacune de ces tâches.
Lorsqu’un employé appuie sur « soumettre », le rapport est immédiatement transmis à la personne appropriée pour approbation. Les employés peuvent ajouter des coûts à un rapport de différentes manières. La paie peut également obtenir un rapport automatisé du montant dû.
2. Moins de temps de latence et d’erreurs
Un logiciel de gestion des dépenses augmente la précision, ce qui a l’avantage supplémentaire d’accélérer les remboursements des employés.
Les employés pourraient, par exemple, saisir des données incorrectes lors du traitement manuel des coûts. Les données peuvent être récupérées à partir des comptes bancaires et des transactions par carte de crédit via un logiciel de gestion des dépenses. De plus, il peut trouver des erreurs et des entrées en double, et il peut vous avertir lorsqu’un rapport ou un paiement est en retard.
3. Une prévention de la fraude plus efficace
Selon la Federal Trade Commission, ils ont reçu 4,8 millions d’allégations de fraude et d’incidents de vol d’identité en 2020. Il est courant que les gestionnaires et les équipes financières occupées négligent les entrées fictives, même d’employés ou de sous-traitants fiables. Cependant, une fois qu’il a été payé, il peut être difficile de récupérer cet argent.
Les responsables peuvent recevoir des alertes du logiciel de gestion des dépenses si un montant semble excessif. Cela suscite davantage de demandes de renseignements avant que l’argent ne soit autorisé et transmis, réduisant ainsi le nombre d’incidents de fraude dans les entreprises.
4. Facilité de déclaration
Des informations en temps réel sur les dépenses des entreprises sont fournies via des rapports et des analyses. Vous pouvez combiner rapidement toutes vos dépenses dans un seul rapport à l’aide d’un logiciel de gestion des dépenses, ou vous pouvez afficher les frais ventilés par personne, projet ou catégorie.
De plus, vous pouvez utiliser un logiciel de reporting des dépenses pour identifier les gros dépensiers et les contrevenants persistants aux règles, ainsi que pour suivre les tendances des coûts de chaque employé au fil du temps, afin de respecter les meilleures pratiques de contrôle des dépenses. Même les domaines où les réglementations en matière de dépenses doivent être clarifiées ou correctement mises en œuvre peuvent être trouvés grâce à l’utilisation d’une solution de gestion des dépenses.
5. Conformité
Un logiciel de gestion des dépenses aide les entreprises à respecter les lois fiscales régionales, nationales et municipales. Il aide les entreprises à classer et à identifier avec précision les dépenses, y compris les frais de bureau, de déplacement et de kilométrage. De plus, vous pouvez créer des copies électroniques des rapports et des reçus, qui sont essentiels en cas d’audit.
Les logiciels de gestion des dépenses sont essentiels pour la plupart des entreprises. La numérisation de la gestion des dépenses aide chaque organisation à fonctionner plus efficacement et plus facilement.
