Points clés à retenir
- À mesure que les portefeuilles de gestion immobilière en Arizona se développent, les charges de travail comptables peuvent dépasser la capacité des petites équipes de comptabilité internes.
- La comptabilité immobilière nécessite une connaissance spécialisée des comptes en fiducie, des distributions aux propriétaires, des rapprochements bancaires et des rapports au niveau de la propriété.
- La comptabilité externalisée peut fournir un support comptable cohérent et réduire la dépendance à l’égard d’un seul employé interne.
- Conserver le travail de comptabilité dans le logiciel de gestion immobilière existant peut aider les entreprises à maintenir des processus de reporting familiers et une visibilité sur les propriétaires.
- Une comptabilité fiable aide les gestionnaires immobiliers à réduire les risques de non-conformité, à protéger les relations avec les propriétaires et à se préparer à la croissance de leur portefeuille.
Le secteur de la gestion immobilière de l'Arizona s'est développé parallèlement au boom démographique de l'État, et cette croissance a discrètement créé un problème dont peu d'opérateurs parlent publiquement : la fonction comptable au sein d'une société de gestion immobilière n'évolue souvent pas aussi rapidement que le nombre d'unités. Une entreprise qui gère quelques centaines de portes autour de Phoenix, Scottsdale ou Tucson peut généralement se débrouiller avec un seul comptable et une feuille de calcul partagée. Une entreprise qui gère plusieurs milliers de portes auprès de plusieurs propriétaires, chacun s'attendant à un relevé mensuel clair et à une distribution à temps, ne le peut pas. Cette lacune explique pourquoi un nombre croissant de gestionnaires immobiliers choisissent d'externaliser entièrement leur fonction comptable plutôt que de continuer à ajouter des effectifs internes pour la corriger.
La décision vient rarement d’une seule crise. Le plus souvent, il s’agit d’une lente accumulation de petits échecs : un relevé de compte du propriétaire qui sort avec une semaine de retard parce que le comptable était malade, une facture d’entretien codée sur la mauvaise propriété, un compte en fiducie qui n’a pas été rapproché depuis deux mois parce que personne n’avait la bande passante. Aucun de ces échecs n’est dramatique en soi. Ensemble, ils érodent la confiance dont dépend la gestion immobilière en tant qu'entreprise, puisque les propriétaires confient en fin de compte à une société de gestion les flux de trésorerie de leurs actifs.
Pourquoi la comptabilité immobilière est différente de la comptabilité générale
La comptabilité de gestion immobilière comporte des exigences qu’un comptable généraliste, même compétent, ne comprend pas nécessairement au premier jour. Les règles comptables en fiducie exigent que les dépôts de garantie et les fonds des propriétaires soient suivis séparément des liquidités d'exploitation, avec des exigences de conformité spécifiques à l'État qui varient en fonction de l'endroit où se trouvent les propriétés. Les distributions des propriétaires doivent être rapprochées du loyer réel perçu, et non du loyer projeté. Les structures du plan comptable doivent correspondre clairement au logiciel de gestion immobilière sur lequel l'entreprise fonctionne déjà, qu'il s'agisse d'AppFolio, Buildium, Yardi ou Rent Manager, afin que les rapports au niveau de l'unité restent précis à mesure que le portefeuille se développe.
Il s’agit de la couche de l’entreprise pour laquelle la comptabilité immobilière, connue sous le nom de REA, a été conçue. REA est un cabinet comptable national externalisé axé spécifiquement sur les opérateurs immobiliers, et ses services de comptabilité appfolio sont conçus pour fonctionner au sein de l'instance AppFolio existante d'un gestionnaire immobilier plutôt que de nécessiter un passage à un nouveau système. Pour une entreprise qui a déjà formé son équipe et ses propriétaires sur le portail et les rapports d'AppFolio, cette distinction est importante. Le problème n'a jamais été le logiciel. C'était la discipline requise pour que les chiffres qu'il contenait soient exacts chaque mois.
REA compte plus de 175 comptables parmi son personnel, tous travaillant sur les principales plateformes de gestion immobilière, notamment AppFolio, Yardi Voyager et Breeze, Buildium, Rent Manager, Entrata, QuickBooks et MRI. Cette profondeur d'effectif résout un point d'échec spécifique et courant pour les entreprises en croissance : que se passe-t-il lorsque la personne qui comprend les livres part en congé, prend un autre emploi ou se fait simplement enterrer pendant une saison de location chargée. Un seul comptable interne constitue un point de défaillance unique. Une équipe externalisée dotée de personnel ne l’est pas.
À quoi ressemble réellement la décision d’externalisation dans la pratique
Pour les gestionnaires immobiliers qui envisagent d’externaliser, le calcul se résume généralement à quelques points de pression récurrents plutôt qu’à un grand nombre. La croissance est le déclencheur le plus courant. Une entreprise qui a ajouté 500 portes au cours de la dernière année grâce à de nouveaux contrats de gestion a également ajouté 500 portes de rapprochements bancaires, de relevés de propriétaires et de paiements de fournisseurs, sans nécessairement ajouter du personnel comptable proportionnel. Le chiffre d’affaires en est un autre. Les comptables spécialisés dans la comptabilité immobilière sont plus difficiles à embaucher dans un marché du travail tendu que les comptables généraux, et perdre un comptable au milieu d'un trimestre peut obliger une entreprise à se démener juste avant l'échéance des distributions.
Un troisième point de pression, plus spécifique aux marchés à croissance rapide comme celui de l'Arizona, est la complexité du portefeuille. Les entreprises qui ont démarré dans un secteur purement résidentiel acquièrent souvent des propriétés commerciales et à usage mixte au fur et à mesure de leur croissance, ou s'associent à des associations de propriétaires parallèlement à des portefeuilles locatifs. Chacun de ceux-ci apporte son propre problème comptable : les baux commerciaux nécessitent un loyer en pourcentage et un rapprochement CAM suivi correctement, les HOA ont besoin de cotisations et de contributions au fonds de réserve traitées selon un calendrier qu'un conseil d'administration bénévole peut réellement suivre. Un comptable interne généraliste embauché pour gérer les locations unifamiliales est rarement équipé pour gérer également cette complexité sans formation ou soutien supplémentaire.
L'externalisation ne signifie pas perdre la visibilité sur les chiffres. Le modèle de REA conserve le travail dans l'environnement AppFolio du client, de sorte que les propriétaires voient toujours les mêmes déclarations et portails auxquels ils sont habitués, et le gestionnaire immobilier est toujours propriétaire de la relation avec chaque propriétaire. Ce qui change, c'est qui effectue le rapprochement, le codage des factures et la clôture mensuelle en coulisses, ainsi que la cohérence avec laquelle ce travail est effectué.
Le coût d'une erreur
Le risque d’une fonction comptable sous-financée n’est pas abstrait pour les gestionnaires immobiliers. Un compte en fiducie déséquilibré est un problème de conformité, et pas seulement un inconvénient de comptabilité, et les régulateurs étatiques de plusieurs marchés ont montré qu'ils étaient prêts à agir en conséquence. Au-delà de la conformité, il existe un coût pour la réputation qui s’aggrave avec le temps. Les propriétaires qui reçoivent une fois un relevé tardif ou inexact le pardonneront. Les propriétaires qui en reçoivent un chaque trimestre commencent à se demander si leur société de gestion peut réellement gérer le côté commercial de l'exploitation, quelle que soit la performance du côté location et maintenance.
C’est le véritable argument en faveur de l’externalisation de la fonction comptable plutôt que de continuer à la corriger en interne à mesure que le portefeuille grandit. Il ne s’agit pas simplement d’une mesure d’économie, même si pour de nombreuses entreprises, cela revient finalement moins cher qu’un service comptable interne complet. Il s'agit d'un moyen de séparer une fonction spécialisée et lourde de conformité des opérations quotidiennes pour lesquelles une équipe de gestion immobilière est réellement conçue, et de la confier à une équipe dont l'objectif principal est d'obtenir les bons chiffres chaque mois.
Pour les gestionnaires immobiliers qui évaluent ce changement, la première étape pratique est généralement une conversation plutôt qu’un engagement. REA prend directement les appels de consultation et peut être contacté au (858) 358-6008 ou hello@rea.co pour expliquer à quoi ressemble la configuration actuelle d'AppFolio d'une entreprise, qu'il s'agisse d'un léger nettoyage de quelques mois mal codés, d'un projet de rattrapage plus complexe ou simplement de la prise en charge du cycle de comptabilité à venir. Alors que le marché de la gestion immobilière de l'Arizona continue d'ajouter des unités plus rapidement que la plupart des entreprises ne peuvent ajouter du personnel comptable spécialisé, cette conversation devient de plus en plus courante dans l'industrie, et n'est plus une solution de niche réservée aux entreprises déjà en difficulté.
FAQ
Pourquoi les sociétés de gestion immobilière de l’Arizona externalisent-elles leur comptabilité ?
De nombreuses entreprises externalisent parce que leur charge de travail comptable augmente à mesure qu'elles ajoutent des propriétés, des propriétaires et des portefeuilles plus complexes. Des spécialistes externes peuvent fournir une capacité supplémentaire et une expertise spécifique à la propriété sans obliger l'entreprise à créer un service comptable interne plus important.
En quoi la comptabilité de gestion immobilière est-elle différente de la comptabilité générale ?
La comptabilité de gestion immobilière implique des tâches spécialisées telles que le suivi des fonds en fiducie, le rapprochement des dépôts de garantie, le calcul des distributions aux propriétaires et la tenue de registres financiers précis pour les propriétés individuelles. Les propriétés commerciales et les associations de propriétaires peuvent également exiger des processus comptables supplémentaires, notamment des rapprochements d'entretien des parties communes et le suivi des fonds de réserve.
Quels sont les avantages de l’externalisation de la comptabilité de gestion immobilière ?
L'externalisation peut donner accès à des équipes comptables expérimentées, améliorer la continuité lorsque les employés partent ou prennent des congés et aider à maintenir des rapports de fin de mois réguliers. En fonction de la charge de travail de l'entreprise et des modalités de ses services, cela peut également coûter moins cher que l'embauche et le maintien d'une équipe comptable interne complète.
Les gestionnaires immobiliers peuvent-ils externaliser la comptabilité sans modifier leur logiciel existant ?
Oui, certains prestataires comptables externalisés travaillent directement au sein de la plateforme de gestion immobilière qu'une entreprise utilise déjà, comme AppFolio, Buildium ou Yardi. Cette approche permet de préserver les portails propriétaires et les flux de reporting familiers tout en transférant les responsabilités de rapprochement et de comptabilité à une équipe externe.
Quels risques peuvent découler d’une mauvaise comptabilité de gestion immobilière ?
Des dossiers inexacts, des comptes en fiducie non rapprochés et des déclarations tardives des propriétaires peuvent créer des problèmes de conformité et miner la confiance des clients. Des rapprochements cohérents, des rapports précis au niveau de la propriété et des procédures comptables claires aident les gestionnaires immobiliers à réduire ces risques à mesure que leurs portefeuilles se développent.
