Points clés à retenir
- La technologie moderne du lieu de travail doit être conçue en fonction de la manière dont les employés travaillent réellement plutôt que de simplement ajouter le matériel ou les logiciels disponibles les plus récents.
- Les frictions technologiques se manifestent souvent par une perte de temps en réunion, des espaces sous-utilisés, des problèmes d'assistance récurrents et des employés qui trouvent des solutions de contournement au lieu d'utiliser les systèmes fournis.
- Ajouter davantage de technologie à un environnement de travail fragmenté peut accroître la complexité, à moins que les solutions ne soient sélectionnées dans le cadre d’une stratégie cohérente à long terme.
- Les investissements réussis dans la technologie du lieu de travail donnent la priorité à l’expérience utilisateur, à l’interopérabilité, aux performances constantes, à l’installation et au support technique continu.
- Les entreprises peuvent se préparer à leur croissance future en planifiant de manière proactive les espaces de collaboration en fonction de l'évolution des besoins en main-d'œuvre, plutôt que de remplacer les équipements uniquement lorsque des problèmes surviennent.
Le travail a davantage changé au cours des cinq dernières années qu’au cours des deux décennies précédentes.
Les horaires hybrides ont cessé d’être une expérience à l’ère de la pandémie ; c'est désormais le rythme ordinaire de la semaine pour des millions de professionnels. AI est régulièrement présent à la réunion elle-même, prenant des notes et produisant des résumés. Cela a également touché la manière dont les salles de réunion sont conçues, contrôlées et surveillées.
Peut-être plus important encore, les membres de l'équipe sont de plus en plus conscients de la différence entre la technologie sur le lieu de travail qui les prend en charge et la technologie sur le lieu de travail qui ne les prend pas en charge. Après tout, nombre d’entre eux ont passé ces dernières années à créer leur propre bureau à domicile.
Ces facteurs poussent les entreprises compétitives à s’adapter. Le problème est que tous les dirigeants ne comprennent pas réellement ce qu’implique l’adaptation.
La modernisation ne se limite pas à l’achat de technologies : les entreprises ont besoin d’une approche stratégique
J'ai rencontré des chefs d'entreprise qui pensent que le moyen le plus simple de garder une longueur d'avance sur l'évolution des tendances professionnelles est simplement d'acheter les dernières technologies publiées par des marques qu'ils connaissent déjà. Il s’agit d’une simplification excessive, qui entraîne souvent des coûts importants pour les entreprises.
Si vous demandez simplement à un fournisseur de recommander un nouvel équipement audiovisuel chaque fois qu'une salle de réunion commence à paraître démodée et que vous achetez tout ce qu'il suggère, vous allez lui faire gagner beaucoup d'argent. Mais vous n’acquérirez pas nécessairement une solution qui prend en charge les flux de travail établis de votre équipe ou qui fonctionne correctement au sein de vos espaces. Les résultats finaux probables sont des problèmes d’adoption, une faible utilisation et un retour sur investissement décevant.
Ce n’est pas un problème que vous pouvez résoudre simplement en y investissant de l’argent. Ce qui doit généralement changer en premier, c'est la façon dont les décisions technologiques sont prises au sein de votre organisation.
Cela peut être un peu un terrier de lapin, mais dans un premier temps, voici trois questions que j'encourage chaque propriétaire d'entreprise à poser avant de mettre à niveau sa technologie de collaboration :
- Vos espaces sont-ils déjà conçus autour des tâches que les membres de votre équipe doivent accomplir ? Sinon, c’est par là que vous devez commencer avant même de penser à un nouveau matériel ou à de nouvelles plateformes de réunion.
- Comment allez-vous installer toute nouvelle technologie que vous achèterez ? Idéalement, cela devrait être géré par des experts qui ont effectué des recherches sur la manière dont votre équipe l'utilisera.
- Disposez-vous d’une assistance continue pour maintenir la cohérence de l’expérience une fois l’installation terminée ? Dans le cas contraire, votre nouvelle solution se heurtera à des obstacles majeurs dès le premier problème technique.
Acheter le produit le plus récent recommandé par un fournisseur ne résout aucun de ces problèmes. C'est pourquoi tant de mises à niveau coûteuses produisent si peu d'améliorations visibles, et pourquoi la recherche de solutions apportant une valeur mesurable nécessite une approche plus impliquée.
Signes courants de frictions technologiques sur le lieu de travail
Il n'est pas toujours facile de savoir si vous êtes mal desservi par vos espaces de réunion, équipements audiovisuels, plateformes de réunion ou autres technologies de travail hybrides actuels. En effet, le coût est généralement payé en minutes perdues plutôt qu'en dollars – au début. Et comme personne ne veut être blâmé pour une perte de temps, ce genre de problème passe souvent inaperçu.
Mais il existe des signes révélateurs d’un lieu de travail hybride où les membres de l’équipe luttent en silence. Recherchez le modèle plutôt que l'incident :
- Des réunions qui commencent par deux ou trois minutes de recherche du bon câble, de la bonne entrée ou de la bonne télécommande.
- Utilisation inégale des espaces de réunion. Par exemple, une chambre que tout le monde est en compétition pour réserver tandis que deux autres restent toujours inutilisées.
- Les gens apportent leur ordinateur portable dans une salle entièrement équipée et se joignent à partir de ces appareils, car c'est plus rapide que d'utiliser ce que vous leur avez fourni.
- Les participants à distance demandent fréquemment que des choses soient répétées ou se taisent complètement lors des réunions.
- Le même ticket de support apparaissant depuis le même espace toutes les quelques semaines.
- Les équipes choisissent un fil de discussion long plutôt qu'un appel court parce que la configuration n'en vaut pas la peine.
Individuellement, ces signes peuvent paraître insignifiants. Mais collectivement, ils vous disent que les gens ont cessé de faire confiance à la technologie et ont commencé à la contourner, ce qui est le moment où votre investissement ne rapporte plus rien.
Résistez à l’envie de consacrer plus d’argent au problème
La réponse instinctive à la friction est d’ajouter quelque chose : une autre plate-forme ou une autre pièce d’équipement qui promet de lier les autres ensemble. Cela aggrave généralement le problème, car cela signifie dépenser plus d’argent et potentiellement rendre votre environnement encore plus compliqué.
La plupart des entreprises en croissance ne parviennent pas à un environnement de collaboration désordonné à cause d’une seule mauvaise décision. Ils y arrivent à travers une série de choix qui semblaient chacun raisonnables à l’époque car ils visaient à répondre à un besoin immédiat. Mais cela crée une mosaïque de systèmes sans logique à long terme qui les relie. Les membres de l'équipe se retrouvent avec des plates-formes qui ne fonctionnent pas bien les unes avec les autres et des expériences de rencontre qui divergent inconfortablement d'un espace à l'autre.
Dans la plupart des cas que j'ai vus, c'est ce genre d'incohérence dont se plaignent les gens lorsqu'ils disent que la technologie de leur lieu de travail est obsolète. Et les équipes informatiques internes manquent souvent de ressources ou de temps pour relever ces défis en plus de leurs autres responsabilités, si bien que rien n'est fait et que les frictions perdurent.
Ne vous contentez pas de dépenser en matériel ; investir dans l'expérience utilisateur
Votre objectif en tant que leader est de créer des espaces où tous les membres de votre équipe peuvent collaborer de manière transparente, qu'ils se trouvent dans des espaces restreints, des salles de réunion ou dans leurs bureaux à domicile.
Cela signifie qu'il faut regarder au-delà de la liste des fonctionnalités de la nouvelle solution qu'un fournisseur vous a proposée et prendre en compte les besoins des humains qui dépendent de votre technologie pour faire leur travail.
Pourront-ils rejoindre les réunions sans friction depuis chacun de vos espaces et en travaillant à distance ? Pourront-ils partager du contenu entre différents outils de collaboration sans être frustrés par des problèmes d’interopérabilité ? Avez-vous un moyen de vérifier les paramètres de l'appareil et de réinitialiser leurs valeurs par défaut entre les réunions afin que l'expérience utilisateur reste cohérente dans le temps ? À qui demanderez-vous de l’aide lorsque quelque chose ne fonctionne pas comme prévu, et quel type de soutien vous apporteront-ils ?
Telles sont les questions auxquelles vous devez répondre avant de pouvoir investir dans une solution avec la certitude que vos collaborateurs l'utiliseront réellement. Les réponses ne sont pas toujours faciles à trouver, ce qui constitue le meilleur argument en faveur d'une collaboration avec des experts dès le départ plutôt que de simplement acheter une nouvelle technologie sur la base de la force perçue de la suggestion d'un fournisseur.
Planification de l'étape après celle-ci
Si vous prévoyez que votre organisation continuera de croître tandis que la nature du travail continue d'évoluer, voici le meilleur conseil que je puisse vous donner :
Vous avez besoin d’une meilleure stratégie que de simplement remplacer l’équipement audiovisuel coûteux dans vos espaces de réunion actuels chaque fois qu’un fournisseur a quelque chose de nouveau à vendre. Vous avez besoin d’une approche éclairée pour repenser ces espaces afin de pouvoir réaliser des investissements rentables dans une technologie qui élargit les possibilités de votre équipe. C'est la différence entre survivre et évoluer.
Les entreprises qui réussissent ont tendance à être proactives dans la planification de ces mises à niveau, en alignant les parties prenantes et en définissant la manière dont les espaces seront réellement utilisés avant de commander du matériel ou d'acheter des licences. Les entreprises en difficulté sont celles qui découvrent trop tard que leurs coûteuses mises à niveau fragmentaires restent inutilisées par des membres de l’équipe confus ou frustrés.
Demandez-vous de quelles solutions audiovisuelles vos salles de réunion auraient besoin si vous deviez doubler vos revenus, vos effectifs ou votre portefeuille immobilier d'entreprise. Contactez un consultant si vous ne connaissez pas la réponse. Il n'y a aucun moyen d'éviter de faire des recherches, mais il existe des experts qui peuvent vous faire bénéficier de leur expérience.
Il ne s'agit pas toujours de ce que vous achetez aujourd'hui. Il s’agit de ce que votre équipe peut utiliser pour accomplir demain.
FAQ
Pourquoi la stratégie technologique sur le lieu de travail est-elle importante ?
Une stratégie technologique sur le lieu de travail garantit que les outils de collaboration, les espaces de réunion et les systèmes audiovisuels soutiennent la façon dont les employés travaillent réellement. Sans approche stratégique, les entreprises peuvent investir massivement dans des solutions difficiles à utiliser, mal intégrées ou sous-utilisées.
Quels sont les signes courants indiquant que la technologie sur le lieu de travail ne fonctionne pas efficacement ?
Les signes d'avertissement incluent des réunions qui commencent tardivement parce que les employés dépannent l'équipement, des salles de réunion inégalement utilisées, des tickets d'assistance récurrents et des participants distants qui ont du mal à entendre ou à participer. Les employés qui utilisent des ordinateurs portables personnels ou qui évitent les réunions parce que la technologie n’est pas pratique sont également des indicateurs de frictions technologiques sur le lieu de travail.
Les entreprises devraient-elles simplement acheter les dernières technologies en matière d’espace de travail ?
L'achat du matériel ou des logiciels les plus récents ne résout pas nécessairement les problèmes sous-jacents dans un environnement technologique sur le lieu de travail. Les entreprises doivent d'abord comprendre leurs flux de travail, leurs besoins en espace, leurs besoins d'interopérabilité, les considérations d'installation et leurs exigences de support continu avant d'effectuer des achats technologiques.
Pourquoi l’expérience utilisateur est-elle importante lors de la mise à niveau de la technologie sur le lieu de travail ?
Même les systèmes de travail techniquement avancés n’apportent que peu de valeur si les employés les trouvent difficiles ou frustrants à utiliser. Des expériences cohérentes dans les salles de réunion, les plateformes de collaboration et les environnements de travail à distance peuvent encourager l’adoption et aider les entreprises à obtenir un meilleur retour sur leurs investissements technologiques.
Comment les entreprises peuvent-elles préparer leur technologie de travail à la croissance future ?
Les entreprises doivent réfléchir à la manière dont leurs espaces de réunion et leurs systèmes de collaboration devront fonctionner à mesure que les revenus, les effectifs et les besoins en bureaux augmentent. Planifier les mises à niveau de manière proactive et impliquer les parties prenantes concernées avant d'acheter du matériel ou des logiciels peut aider les organisations à réaliser des investissements technologiques plus évolutifs et plus rentables.
