L’embauche d’un assistant virtuel (VA) peut être un excellent moyen de libérer plus de temps pour d’autres tâches commerciales clés, mais la communication sera vitale. Quel conseil avez-vous pour assurer une bonne communication entre vous et votre assistant virtuel ?
Ces réponses sont fournies par le Young Entrepreneur Council (YEC), une organisation sur invitation uniquement composée des jeunes entrepreneurs les plus prospères au monde. Les membres du YEC représentent presque toutes les industries, génèrent des milliards de dollars de revenus chaque année et ont créé des dizaines de milliers d’emplois. En savoir plus sur yec.co.
1. Ne présumez jamais
Un point clé à garder à l’esprit lorsque vous communiquez avec un assistant virtuel est de ne jamais rien présumer, surtout si vous n’avez commencé à travailler avec eux que récemment. Ils ne connaissent pas votre entreprise, votre style, vos attentes, etc. Assurez-vous de préciser chaque détail et encouragez-les à poser des questions. Assurez-vous qu’ils sont clairs sur tout. Ce qui est évident pour vous ne l’est peut-être pas pour eux.
– Kalin Kassabov, ProTexting
2. Tirez parti des outils vidéo
J’ai découvert que la communication vidéo est puissante pour aligner un assistant virtuel sur vos objectifs. Des plateformes comme Loom vous permettent d’enregistrer votre écran et vous-même pour donner des instructions claires. Je recommande de mélanger la vidéo et la communication écrite pour différentes tâches afin que votre assistant virtuel puisse facilement comprendre vos attentes.
– Syed Balkhi, WPDébutant
3. Assurez-vous d’abord d’avoir la clarté
La chose la plus importante est d’être clair sur ce qu’est la tâche. Si tu n’avez pas une compréhension claire de ce qu’est la tâche, votre assistant ne peut pas vous aider.
– Kristin Kimberley Marquet, Marquet Media, LLC
4. Créer un document de référence
Créez un cadre ou un document qui sert de référence pour aider votre assistant virtuel lorsqu’il essaie de se souvenir de certaines préférences que vous avez. Pensez aux situations courantes qui peuvent survenir et à la manière dont vous aimeriez qu’elles soient traitées afin que votre assistant puisse facilement exécuter et débloquer un nouveau temps pour vous. Rendez le document vivant et ouvert aux commentaires afin qu’il puisse être constamment amélioré.
– Akshar Bonou, Le mouvement personnalisé
5. Définissez des attentes et des directives claires
Vous aurez une meilleure chance d’assurer une bonne communication entre vous et votre assistant virtuel si vous définissez des directives claires. En d’autres termes, embaucher quelqu’un avec une compréhension minimale de son rôle n’est pas une bonne idée. Vous devez avoir des attentes claires et une liste des tâches que vous attendez de votre assistant.
– Jean Turner, SeedProd LLC
6. Connaître leur horaire
Connaître le temps pendant lequel votre VA est actif pour le travail aide à assurer une communication efficace. Le fuseau horaire dans lequel ils sont actifs peut être différent du vôtre, surtout si vous travaillez dans un environnement éloigné ou avez des horaires de travail flexibles. Le savoir vous aide à planifier vos réunions, appels et messages en conséquence, garantissant une réponse rapide.
– Stéphanie Wells, Formes formidables
7. Utilisez une solution de gestion des tâches
Vous devriez avoir une solution de gestion des tâches comme ClickUp où toutes vos tâches sont organisées et suivies. Lorsque vous vous réunissez pour discuter de tâches, créez la tâche dans ClickUp sur-le-champ et attribuez-la à votre VA. De cette façon, rien n’est perdu dans la communication verbale – ce qui est certainement le cas régulièrement. Lorsque la tâche est terminée, vous pouvez la fermer.
– Andy Karuza, NachoNacho
8. Traitez-les comme un employé de bureau
Oubliez le fait qu’ils sont un assistant virtuel et traitez-les comme vous le feriez s’ils étaient assis juste devant votre bureau. Choisissez les appels vidéo plutôt que les e-mails ou les messages Slack, surtout au début. Lorsque vous traitez un assistant virtuel comme un outil d’externalisation, c’est exactement ce qu’il sera. Au lieu de cela, ce que vous voulez, c’est quelqu’un qui fait partie de votre entreprise et qui réfléchit avec elle.
– Karl Kangour, Au-dessus de la maison
9. Fournir des instructions écrites
Ne comptez pas uniquement sur la communication verbale pour communiquer avec votre assistant virtuel. Assurez-vous également de fournir des instructions écrites claires pour les tâches à accomplir. Cela aidera à s’assurer qu’il n’y a pas de confusion et que votre assistant virtuel sait exactement ce que vous attendez. Je recommande d’utiliser Google Docs ou un outil similaire pour créer et partager des listes de tâches et des instructions.
– Blair Williams, MembrePresse
10. Passez en revue les tâches quotidiennement
Le seul conseil que je donnerais à ceux qui emploient un assistant virtuel est de fixer un bref moment chaque matin et soir pour passer en revue les tâches de la journée par téléphone ou virtuellement. L’horaire de la journée doit être défini le matin et un examen des tâches terminées avec quelques discussions sur les plans du lendemain doit avoir lieu avant l’heure de quitter.
– Baruch Labunski, Rang sécurisé
